Was du vorbereiten solltest
- Die Empfangsaufgaben, die dein Team am häufigsten unterbrechen.
- Zuständigkeiten für Rückrufe und realistische Erreichbarkeit.
- Regeln für dringende, vertrauliche oder unpassende Anfragen.
Ein persönlicher Empfang bleibt persönlich.
Bereite wiederkehrende Anfragen und Rückrufe vor, damit dein Empfangsteam dem Menschen vor Ort seine Aufmerksamkeit schenken kann.
Diesen Ablauf besprechen
Bei der eigentlichen Arbeit beginnen.
Am Empfang treffen mehrere Aufgaben zusammen: Besucher begrüßen, Leistungen erklären und das nächste Gespräch organisieren. Wir trennen zunächst Informationsanfragen von Entscheidungen, die nur dein Team treffen sollte.
Ein praktischer Weg nach vorn.
Wir stimmen den Umfang ab, bevor ein Ablauf live geht.
- 01
Informationen abstimmen
Lege Öffnungszeiten, Standort, Vorbereitungshinweise und Kontaktwege fest.
- 02
Das Wesentliche erfassen
Frage nach dem Kontaktgrund und einer geeigneten Rückrufmöglichkeit.
- 03
Verantwortungsvoll übergeben
Gib dem Team eine klare Anfrage mit vorab vereinbarten Dringlichkeitsregeln.
Der Umfang, klar benannt
Die Sprachfunktion wird derzeit getestet. Ein Telefonpilot benötigt vor dem Start eine Carrier- und Rufnummerneinrichtung. Dies ist kein Notfalldienst, keine medizinische Triagierung und kein Versprechen, jeden Anruf automatisch bearbeiten zu können.
Daten und Berechtigungen
Was wir gemeinsam bewerten
Prüfe, ob das Team vollständige Rückrufanfragen erhält, dringende Fälle den vereinbarten Weg nehmen und wie häufig Angaben erneut abgefragt werden müssen.